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PERIÓDICO OFICIAL

29 de diciembre de 2023.

Custodia. El procedimiento de gestión documental que implica la responsabilidad de salvaguardar los documentos con garantías técnicas y legales.
Documento de archivo. Aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable producido, recibido y utilizado en el ejercicio de las facultades, competencias o funciones de los sujetos obligados, con independencia de su soporte documental.
Documentos contables. Documentos que generan y amparan registros contables que afectan el patrimonio o modifican los elementos de los Estados Financieros, siendo los más representativos los siguientes:

Documentos de registro. Documento contabilizador en el que se anotan las operaciones realizadas por un ente público que reflejan los movimientos contables efectuados, puede ser digital o físico y que, de manera enunciativa y no limitativa, se clasifican en:
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Póliza de Ingreso.
Póliza de Egreso.
Póliza de Diario.

Documentos justificativos. Documentos originales legales y normativos en los que se establecen las obligaciones y derechos del ente público y que sustentan los registros contables aplicables; por ejemplo: convenios, contratos, oficios de comisión, acuerdos oficiales, actas del Consejo de Administración u Órganos de Gobierno, dictámenes, papeles de trabajo, resoluciones judiciales, etc.

Documentos comprobatorios. Documentos originales que demuestran la entrega de las sumas de dinero o que recibieron o proporcionaron bienes y/o servicios y que, de manera enunciativa y no limitativa, son facturas, notas, recibos, etc.

Documento electrónico. Aquél que se genera, modifica, consulta, procesa o almacena en un medio que precisa de un dispositivo electrónico.
IV. Plazos de conservación Se refiere al periodo de guarda de la documentación en los archivos de trámite y concentración, que consiste en la combinación de la vigencia documental y, en su caso, el término precautorio y periodo de reserva que se establezcan de conformidad con la normatividad aplicable de acuerdo con la LGA, el cual deberá estar identificado en el Catálogo de Disposición Documental.
Los plazos de conservación de los documentos que integran el archivo contable se establecerán conforme a lo siguiente:
El periodo de guarda y custodia de la documentación contable será de 6 años, a excepción de:

Tratándose de Inmuebles, la documentación comprobatoria original que ampara su adquisición escritura pública, decreto expropiatorio, contrato, acta de adjudicación o transferencia, o documento legal idóneo con el cual se acredite la adquisición del mismo, etc. o posesión deberá conservarse hasta su baja por venta, donación, o cualquier otra figura por la cual se desincorpore del patrimonio del ente público.

Para la documentación comprobatoria original de los activos que amparen bienes muebles e intangibles, tales como mobiliario y equipo, vehículos, maquinaria, software, entre otros, incluyendo los recibidos en donación deberán conservarse hasta la baja de los bienes, no obstante que se haya cumplido el plazo de conservación señalado.

Cuando se refiera a documentación contable aportada dentro de procedimientos administrativos o jurisdiccionales pendientes de resolución; así como para la formulación de querellas o denuncias ante el Ministerio Público o como documentación soporte o comprobatoria para la atención de observaciones de entes fiscalizadores, que se encuentren pendientes de solventar o en seguimiento o controversias de cualquier índole, el plazo de conservación que corresponda a dichos documentos será contado a partir de que quede firme la resolución del procedimiento administrativo o proceso jurisdiccional respectivo, o de que se dé por solventada la observación.

Tratándose de documentación contable relativa a cuentas por cobrar o cuentas por pagar, el plazo de conservación y el inicio del mismo, se establecerá de conformidad con la normativa aplicable al acto jurídico que le da origen.

Los plazos de conservación serán contados a partir del año siguiente al cierre del ejercicio en que se generé la documentación contable y deberán especificarse en el Catálogo de Disposición Documental.